Fernando Alcoforado *
En général, les principes qui guident les organisations publiques et privées dans le processus de planification et de gestion opérationnelle sont les suivants: 1) ils cherchent à atteindre un état d’équilibre stable en adaptant l’organisation aux changements de l’environnement externe; et 2) ils croient que les décisions prises et les actions subséquentes mèneront aux résultats souhaités en fonction du principe de relation de cause à effet. Les modèles de gestion conventionnels considèrent la gestion comme une activité de rétroaction négative, c’est-à-dire qu’elle établit une stratégie et conduit l’organisation dans la direction souhaitée en corrigeant les déviations entre le plan établi et les résultats obtenus.
A l’heure où tout évolue rapidement, on peut dire que les principes régissant ces modèles de gestion sont dépassés car il est impossible d’atteindre un état stable ou un équilibre dans des organisations dans un environnement externe tel que le courant caractérisé par l’instabilité du système capitaliste ce qui fait que les décisions prises par ses dirigeants à un moment donné peuvent ne pas aboutir au résultat souhaité car elle sera inexorablement affectée par les mutations qui surviennent à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation au fil du temps.
Le défi majeur auquel sont confrontées les organisations à l’époque contemporaine est représenté par la nécessité de gérer leurs systèmes dans un environnement extrêmement complexe et des changements souvent chaotiques. Pour être efficace, le processus de planification et de gestion doit nécessairement prendre en compte l’instabilité, l’incertitude, ses turbulences et ses risques. Dans l’environnement économique contemporain, la crise économique mondiale aux États-Unis qui a touché tous les pays du monde est un bon exemple de turbulence et d’instabilité du marché.
L’une des principales failles dans le processus de planification de nombreuses organisations est de minimiser les incertitudes quand on sait que le changement est la seule règle stable dans le moment présent et que le passé sert de moins en moins à projeter l’avenir. Dans le but de surmonter ces crises, les organisations adoptent une rétroaction négative en essayant de continuer à fonctionner comme avant le système productif, alors que la bonne serait d’adopter le feedback positif qui impliquerait l’adoption de changements structurels dans le système opérationnel pour faire face au trouble et empêcher son effondrement.
Les vues classiques du désordre étaient toutes dérogatoires, car la science était toujours orientée vers la découverte de certitudes. Toutes les connaissances étaient réduites à l’ordre, et tout caractère aléatoire n’était que l’apparence, le fruit de notre ignorance, pour être nécessairement surmonté plus tard. Le développement de la Théorie du Chaos à partir des années 1970 a contribué à la formulation d’un modèle très différent de ce qui prévalait jusqu’alors, qui était fondamentalement déterministe et linéaire. Dans le modèle de la Théorie du Chaos, le monde est plus complexe et fondamentalement non déterministe et non linéaire.
Ce que la Théorie du Chaos est en train de faire est essentiellement de démontrer que tout dans l’Univers est composé à la fois d’ordre et de désordre, et il appartient à la science d’accepter que l’incertitude ne peut pas être éliminé. Dans le modèle de la Théorie du Chaos, les organisations sont perçues comme des systèmes soumis à des oscillations qui pourraient être atténuées, c’est-à-dire que les systèmes pourraient évoluer vers un nouvel équilibre en effectuant des changements structurels profonds.
Le modèle est maintenant considéré comme un système auto-régulé où les déviations sont identifiés par des signes de rétroaction positif, puis compensé, corrigé, atténué ou neutralisé, toujours avec la réalisation de changements profonds. Nous sommes arrivés à un tel modèle on croit que les oscillations qui amplifient au fil du temps conduiraient le système à l’effondrement si l’effort visait à maintenir le système d’exploitation comme avant, et que seuls les systèmes capables de produire des changements profonds est de rester stable et survivrait au fil du temps.
Pour faire face à des environnements classés comme « instable » ou « turbulent », nous devons amener les organisations à l’auto-organiser de manière dynamique et empêcher ainsi leur décadence et la mort. L’auto-organisation qui est en train d’être adoptée dans les entreprises modernes à l’ère contemporaine envisage l’adoption d’une prise de décision intelligente et cohérente permettant aux décideurs d’avoir la bonne information au bon moment sur la situation interne actuelle et les futurs scénarios d’évolution environnementale (économie locale, nationale et mondiale, concurrents, technologie, marché consommateur, etc.) qui ne peut être réalisable que si la collecte, la gestion et la distribution des données sont transformées en idées. L’auto-organisation peut être réalisée avec l’adoption de la Business Intelligence (Intelligence d’affaires) dans la planification et la gestion opérationnelles.
Business Intelligence est un terme du Gartner Group apparu dans les années 1990 qui décrit les capacités des entreprises à accéder aux données et à explorer les informations et les ressources financières en analysant et en développant les perceptions et les compréhensions à leur sujet, ce qui leur permet augmenter et devenir plus informé dans l’information décisionnelle. La mise en place d’une Business Intelligence (BI) dans une entreprise est principalement destinée à fournir à ses managers des informations managériales et opérationnelles, de manière rapide et cohérente. La Business Intelligence concerne essentiellement la façon dont les entrepreneurs traitent les données.
Dans un environnement hautement complexe et des changements souvent chaotiques comme aujourd’hui, la Business Intelligence permet aux organisations d’avoir un ensemble d’informations fiables et cohérentes qui cherchent à soutenir le processus de prise de décision au sein de l’organisation. L’utilisation de la Business Intelligence s’avère être l’un des piliers de la compétitivité des entreprises du nouveau millénaire, apportant plus de dynamisme, de flexibilité et de réduction des coûts, toujours dans le but d’améliorer la qualité du produit ou du service offert.
Il est important de noter qu’un projet de Business Intelligence ne se termine pas après sa mise en œuvre. BI est un ensemble de processus qui vise à fournir la bonne information à la bonne personne au bon moment qui exige une grande alignement entre trois piliers:
- La collecte de données: tout ce qui se passe dans les affaires est analysé afin de déterminer les principaux aspects, tels que la productivité, les possibilités d’utilisation, les goulets d’étranglement, la réputation du marché, etc.;
- Organisation et analyse: toutes les données collectées dans chaque action de l’entreprise sont organisées dans une base de données et présentées visuellement pour faciliter l’analyse des décideurs; et,
- Action et surveillance: les décideurs s’appuient sur les informations analysées et contrôlent leurs résultats pour voir s’ils réussissent.
S’il y a quelque chose qu’une entreprise ne devrait pas avoir c’est le problème de générer des données et des informations sur ses propres processus. Le problème est de gérer toutes les informations et de les organiser pour qu’elles soient une source de clarification et non de confusion ou de frustration. Grâce au système BI, toutes les données pertinentes apparaissent sur les tableaux de bord (dashboards) qui facilitent la prise de décision à tous les niveaux organisationnels. Les entreprises qui utilisent la Business Intelligence peuvent optimiser les processus beaucoup plus rapidement et directement par rapport à celles qui ne le font pas. Les processus d’une entreprise font une grande différence dans les résultats, que ce soit en termes de qualité des produits, de ventes et de fidélisation des clients, de satisfaction des employés, etc.
Comme il n’y a pas de compagnie parfaite, il est crucial de chercher des goulots d’étranglement pour éviter qu’ils ne deviennent de sérieux problèmes qui menacent l’avenir de l’organisation. Grâce à BI, c’est possible trouver tous ces points de rupture dans les affaires de l’entreprise et prendre des mesures pratiques pour les résoudre dès que possible. Le même principe cité en ce qui concerne la reconnaissance des défaillances s’applique à l’identification des opportunités. L’innovation est le moteur des entreprises qui résistent à l’épreuve du temps, et cela ne se produit que lorsque les dirigeants sont en mesure d’identifier les opportunités et de les poursuivre avant que les autres ne le fassent. Grâce aux idées puissantes que Business Intelligence offre, il est plus facile de trouver des opportunités de marché sur lesquelles se concentrer.
La base solide de l’analyse de données en tant que source d’informations stratégiques imprègne à la fois la Business Intelligence et le Big Data. En technologie de l’information, le terme Big Data fait référence à un grand nombre de données stockées. On dit que le Big Data est basé sur 5 Vs: vitesse, volume, variété, véracité et valeur. Business Intelligence cherche à apporter la bonne information aux bonnes personnes au bon moment pour la prise de décision. Cela nécessite de poser les bonnes questions et d’analyser les données en toute connaissance de cause pour comprendre la dynamique de l’entreprise. Le Big Data, quant à lui, analyse une énorme quantité d’informations pour montrer des modèles et des corrélations, dans de nombreux cas totalement inconnus. Alors que Business Intelligence analyse les données actuelles et montre les prochaines actions à entreprendre, Big Data ouvre un plus large éventail de possibilités qui peuvent se transformer en pistes d’innovation.
L’idéal est de rejoindre les forces de la Business Intelligence avec celles du Big Data pour une compréhension plus globale des données générées, ce qui se traduira par des décisions encore meilleures et plus innovantes. Les professionnels de divers secteurs d’une entreprise devraient être encouragés à utiliser les données comme base de leurs décisions. Mais par-dessus tout, il est crucial de leur rappeler qu’il ne s’agit pas uniquement de voir des informations de tableau de bord évidentes. Il est nécessaire de rechercher en profondeur les meilleures solutions en notant également les données qui ne sont pas en surface. Avec tous les membres de l’entreprise impliqués, en utilisant la Business Intelligence comme une forme de minage, pas seulement de conseil, la société aura une stratégie de Business Intelligence qui fonctionne.
Business intelligence devrait servir de modèle pour la mise en œuvre de ce que l’on peut appeler l´intelligence dans les organisations gouvernementales, qui, avec le Big Data pourrait également être utilisé dans la planification et la gestion des organisations publiques et du gouvernement lui-même dans son ensemble pour faire face à l’environnement très complexe et aux changements souvent chaotiques comme l’actuel. Comme les entreprises privées modernes, les organisations publiques ne devraient pas prendre de décisions importantes basées uniquement sur l’intuition de leurs dirigeants, guidées par leurs expériences passées. Cela signifie que les décisions prises par des organisations gouvernementales intelligentes et cohérentes peuvent se produire si les décideurs disposent de la bonne information au bon moment, qui ne peut être rendue accessible que par la collecte, la gestion et la distribution des données. Pour ce faire, il est nécessaire que les gouvernements mettent en place des systèmes de intelligence qui, au niveau des organisations publiques, peuvent s’appeler Intelligence dans les organisations gouvernementales similaires à celles mises en œuvre dans les entreprises privées, Business Intelligence, ainsi que Big Data.
Dans la pratique, l’objectif est de parvenir à une gestion des connaissances en tant que processus de gestion afin de fournir à l’entreprise privée et publique de l’expertise systémique pour acquérir, traiter, stocker et diffuser des connaissances utile, personnalisé, responsable et rentable pour ses employés et agents de relation. La gestion des connaissances signifie d’organiser et systématiser dans tous les points de contact (processus noeuds, liens département, interactions avec les parties prenantes, etc.), la capacité de l’organisation à capturer, générer, créer, analyser, traduire, transformer, modéliser, stocker, diffuser, déployer et gérer des informations, à l’interne et à l’externe. Il convient de noter que les parties prenantes est une personne ou un groupe, qui légitimise les actions d’une organisation qui a un rôle direct ou indirect dans la gestion et les résultats de la même organisation. Exemple parties prenantes d’une entreprise peut être ses employés, les administrateurs, les gestionnaires, les propriétaires, les fournisseurs, les concurrents, les ONG, les clients, les créanciers de l’État, les syndicats et plusieurs autres personnes ou sociétés qui sont liées à une action ou un projet particulier. Les informations internes et externes doivent être efficacement transformées en connaissances et distribuées afin de les rendre accessibles aux parties prenantes. L’information appliquée, la connaissance, devient un actif de l’entreprise, un actif intangible de valeur unique, exponentiellement rémunéré et difficile à imiter.
La gestion des connaissances n’est qu’une partie de ce processus. La gestion des connaissances signifie etre capable d’identifier, de surveiller, de comprendre et d’absorber les informations, les données, les sensations, les tendances et de les transformer en connaissances est une compétence tout aussi importante qui est obtenu grâce à l’utilisation de la Business Intelligence et du Big Data. Les entreprises privées et publiques sont comme les petites entreprises qui ont besoin pour assurer leur survie dans l’environnement dans lequel ils vivent (et parfois le moyen même où ils vivent) et, par conséquent, besoin de connaître leurs forces et leurs faiblesses et être en mesure de comprendre la les menaces et les opportunités, à la fois intrinsèques à leur environnement et causées par d’autres concurrents, collaborateurs et participants. Competitive Intelligence en utilisant l’intelligence d’affaires (Business Intelligence) et de Big Data, en tant que processus de gestion a été très demandé actuellement par la haute direction des entreprises privées comme un outil capable de antennaire l’entreprise au nouveau paysage concurrentiel. Nous pouvons donc dire que l’intelligence concurrentielle est l’antenne de l’organisation qui agit comme un capteur capable d’attirer des informations qui seront (ou non) traitées comme des connaissances. C’est donc le moyen d’administrer les organisations privées et publiques dans le capitalisme chaotique contemporain.
BIBLIOGRAPHIE
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SHERMAN, Rick. Business Intelligence Guidebook (Guide de Business Intelligence). New York: Elsevier, 2015.
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* Fernando Alcoforado, 78 ans, membre de l’Académie de l’Education de Bahia, ingénieur et docteur en planification territoriale et développement régional pour l’Université de Barcelone, professeur universitaire et consultant dans les domaines de la planification stratégique, planification d’entreprise, planification régionale et planification énergétique, il est l’auteur de 13 ouvrages traitant de questions comme la mondialisation et le développement, l’économie brésilienne, le réchauffement climatique et les changements climatiques, les facteurs qui conditionnent le développement économique et social, l’énergie dans le monde et les grandes révolutions scientifiques, économiques et sociales.
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